Notatka służbowa (memo): Jak napisać notatkę służbową (memo)?

Notatka służbowa (memo): Jak napisać notatkę służbową (memo)?

PODZIEL SIĘ

Sprawdź jak napisać notatkę służbową, jaki układ elementów zastosować, zapoznaj ze wzorem i przykładami notatek służbowych.


Notatka służbowa (memo)

Notatka służbowa jest dokumentem stosowanym w firmach, instytucjach i urzędach. Służy prawnemu udokumentowaniu bieżących ustaleń w celu kontroli realizacji czynności służbowych. Musi być precyzyjna, zwięzła i umożliwiać szybkie odnalezienie najważniejszych informacji. Na końcu notatki służbowej można umieścić listę załączników.

Z łac. memorandum oznacza „to co należy pamiętać”. Jest to krótkie pismo skierowane do pracowników danej firmy, z użyciem właściwego dla niej słownictwa. Znajdują się w nim informacje dotyczącej jakiejś ważnej sprawy, podjętej decyzji itp. Jest stosowane w korespondencji wewnętrznej firmy, często nie jest zrozumiałe dla osób z zewnątrz organizacji.

Firmy często mają własne wzory notatek służbowych, do których wysyłania używają wiadomości e-mail. Notatka służbowa powinna uwzględniać:

  • datę sporządzenia;
  • miejsce i czas spotkania;
  • temat spotkania;
  • dane autora;
  • dane adresata.

Wskazówki

  • Należy pamiętać kto jest adresatem notatki i dostosować do niego styl wypowiedzi;
  • Na początku notatki należy określić powód jej napisania (np. poinformowanie o czymś, przypomnienie);
  • Informacje kontaktowe do autora notatki służbowej umieszcza się na końcu;
  • Warto stosować wypunktowania, wyróżnienia itp.;
  • Notatka służbowa powinna być zwięzła i precyzyjna.

Układ

  1. Nagłówek („Notatka służbowa”, „MEMO”);

  2. Do kogo jest skierowana notatka i kto ją napisał („Do:” i „Od:”);

  3. Data;

  4. Temat;

  5. Część wprowadzająca;

  6. Część właściwa – wypunktowanie spraw, których dotyczy wraz z krótkim opisem, można stosować śródtytuły;

  7. Część kończąca, zachęcenie do kontaktu w razie wątpliwości;

  8. Zwrot grzecznościowy, np. „Pozdrawiam”;

  9. Podpis;

  10. Załączniki (jeśli są).

Wzór

Notatka służbowa (memo) - Wzór notatki służbowej

Notatka służbowa – wzór

NOTATKA SŁUŻBOWA

DO: ………………[adresaci]………………

OD: ………………[autor]………………

DATA: ………………………………

TEMAT: ………………………………

………………[treść notatki]………………
………………………………………………
………………………………………………
………………………………………………

SPORZĄDZIŁ(A): ………………[autor]………………

Przykład 1

Notatka służbowa (memo) - Przykład notatki służbowej

Notatka służbowa – przykład
Iksów, 28.01.2010 r.

Notatka służbowa ze spotkania

Data:
28.01.2010 r.

Miejsce:
Dom Kultury w Iksowie, Siedziba Komitetu ds. Budowy Ośrodka Sportowego dla Młodzieży

Uczestnicy:
Jakub Nowak – Przewodniczący Komitetu ds. Budowy Ośrodka Sportowego dla Młodzieży
Sławomir Jarzęba – Sekretarz gminy Iksowo
Aldona Jastrzębska – Sekretarz Stowarzyszenia „Klon”
Bogusław Heban – Prezes Stowarzyszenia „Młodziki”
Przedstawiciele społeczności gminy Iksowo.

Przebieg spotkania:
W czasie spotkania sekretarz gminy Sławomir Jarzęba zadeklarował chęć pomocy przy budowie Ośrodka Sportowego dla Młodzieży. Zobowiązał się do podjęcia przez władze następujących zadań, będących odpowiedzią na postulaty Komitetu ds. Budowy Ośrodka.

  1. Przeznaczenie na pomoc w pracach wykończeniowych części środków uzyskanych przez Dom Kultury za wynajmowanie powierzchni reklamowych.

  2. Pozyskiwanie sponsorów dla inwestycji wśród firm potencjalnie zainteresowanych reklamą swoich wyrobów w budowanych obiektach.

Ponadto Stowarzyszenie „Klon” i Stowarzyszenie „Młodziki” podejmują się zebrania minimum 25 tys. zł organizując mecze, kwesty i pikniki na rzecz wybudowania ośrodka, a także zaangażowania w akcję harcerzy i młodzieży z miejscowych szkół.

Szczegółowy kosztorys sporządzi grono specjalistów wyłonione na następnym posiedzeniu Komitetu ds. Budowy Ośrodka Sportowego dla Młodzieży, które odbędzie się dnia 2.02.2010 r.

Podpisy uczestników spotkania:
1) …
2) …

Sporządził:
Andrzej Woźny

Przykład 2

Notatka służbowa (memo) - Przykład notatki służbowej

Notatka służbowa – przykład

MEMO

DO: Jan Nowak, Karol Janowski, Ilona Izdebska

OD: Anna Kowalik

DATA: 15.07.2012

TEMAT: ROLA INNOWACJI W GOSPODARCE – DOKUMENTACJA PROJEKTU

Na wstępie chciałabym wszystkim podziękować za udział w czwartkowym spotkaniu. Jestem pewna, że będzie się nam razem dobrze pracowało nad tym pełnym wyzwań projektem. W załączniku przesyłam następującą dokumentację:

KARTA PROJEKTU
Zawiera uzupełnione pola „Streszczenie” i „Opis projektu”. Proszę zapoznajcie się z nimi bardzo dokładnie.

HARMONOGRAM REALIZACJI
Szczegółowy harmonogram realizacji poszczególnych zadań został zamieszczony na płycie CD-ROM.

SZABLONY RAPORTÓW
Na płycie CD-ROM zostały także umieszczone szablony raportów, które będziecie przygotowywać – raporty miesięczne i roczne.

W przypadku jakichkolwiek pytań i wątpliwości, proszę o kontakt ze mną lub z Kierownikiem Biura Projektów, Arkadiuszem Bujalskim. Informacje o kolejnym etapie przygotowania projektu otrzymacie ode mnie pod koniec bieżącego miesiąca.

Pozdrawiam
Anna Kowalik

Załączniki: jeden wydruk, jedna płyta CD-ROM

Kopia: Arkadiusz Bujalski

BRAK KOMENTARZY

ZOSTAW ODPOWIEDŹ