Strona główna Firma Odpowiedź na reklamację: Jak napisać odpowiedź na reklamację?

Odpowiedź na reklamację: Jak napisać odpowiedź na reklamację?

PODZIEL SIĘ

Sprawdź jak napisać odpowiedź na reklamację, zapoznaj się ze wzorami odpowiedzi na reklamację.

Odpowiedź na reklamację

Odpowiedź na reklamację jest pismem, w którym dostawca towaru/usługi ustosunkowuje się do zarzutów stawianych mu w reklamacji. W interesie sprzedającego jest jak najszybsza odpowiedź.

Jeśli reklamacja zostaje zgłoszona przez konsumenta (osobę fizyczną, która nabyła rzecz w celu niezwiązanym z działalnością zawodową lub gospodarczą – towar konsumpcyjny) to sprzedawca ma 14 dni na ustosunkowanie się do niej. Po tym terminie reklamacja zostaje uznana za uzasadnioną. Reguluje tę kwestię art. 8 ust. 3 Ustawy z dnia 27 lipca 2002 r. o szczególnych warunkach sprzedaży konsumenckiej oraz o zmianie Kodeksu cywilnego: „Jeżeli sprzedawca, który otrzymał od kupującego żądanie określone w ust. 1, nie ustosunkował się do tego żądania w terminie 14 dni, uważa się, że uznał je za uzasadnione”.

Art. 8.

  1. Jeżeli towar konsumpcyjny jest niezgodny z umową, kupujący może żądać doprowadzenia go do stanu zgodnego z umową przez nieodpłatną naprawę albo wymianę na nowy, chyba że naprawa albo wymiana są niemożliwe lub wymagają nadmiernych kosztów. Przy ocenie nadmierności kosztów uwzględnia się wartość towaru zgodnego z umową oraz rodzaj i stopień stwierdzonej niezgodności, a także bierze się pod uwagę niedogodności, na jakie naraziłby kupującego inny sposób zaspokojenia.
  2. Nieodpłatność naprawy i wymiany w rozumieniu ust. 1 oznacza, że sprzedawca
    ma również obowiązek zwrotu kosztów poniesionych przez kupującego, w szczególności kosztów demontażu, dostarczenia, robocizny, materiałów oraz ponownego zamontowania i uruchomienia.

  3. Jeżeli sprzedawca, który otrzymał od kupującego żądanie określone w ust. 1, nie
    ustosunkował się do tego żądania w terminie 14 dni, uważa się, że uznał je za uzasadnione.

  4. Jeżeli kupujący, z przyczyn określonych w ust. 1, nie może żądać naprawy ani wymiany, albo jeżeli sprzedawca nie zdoła uczynić zadość takiemu żądaniu w odpowiednim czasie lub gdy naprawa albo wymiana narażałaby kupującego na znaczne niedogodności, ma on prawo domagać się stosownego obniżenia ceny albo odstąpić od umowy; od umowy nie może odstąpić, gdy niezgodność towaru konsumpcyjnego z umową jest nieistotna. Przy określaniu odpowiedniego czasu naprawy lub wymiany uwzględnia się rodzaj towaru i cel jego nabycia.

Źródło: Ustawa z dnia 27 lipca 2002 r. o szczególnych warunkach sprzedaży konsumenckiej oraz o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz.U. 2002 nr 141 poz. 1176).

W sytuacji gdy reklamację zgłasza podmiot nie będący konsumentem nie ma ściśle określonego terminu rozpatrzenia reklamacji. Przyjmuje się, że powinna być ona dokonana w odpowiednim terminie, w zależności od konkretnego przypadku. Według rekomendacji Federacji Konsumentów (federacja-konsumentow.org.pl) kwestie związane z reklamacją powinny zostać uregulowane w pisemnej umowie pomiędzy przedsiębiorcami.

Układ

  • Miejscowość, data;

  • Dane nadawcy;

  • Dane odbiorcy (adresata);

  • Zwrot grzecznościowy („Szanowni Państwo”);

  • Ustosunkowanie się zaistniałego problemu. Jednoznaczne stwierdzenie czy reklamacja została uznana, czy też nie;

  • Uzasadnienie swojego stanowiska;

  • Propozycja możliwego działania;

  • Wyrażenie ubolewania z powodu zaistniałej sytuacji;

  • Zwrot grzecznościowy („Z poważaniem”), podpis i pieczątka.

Wzór 1

Odpowiedź na reklamację – wzór
……………………..
(miejscowość, data)

……………………..
……………………..
……………………..
(dane nadawcy)

……………………..
……………………..
……………………..

(dane odbiorcy)

Szanowni Państwo,

dziękujemy za Państwa pismo z dnia …………………….. Bardzo przepraszamy za dostarczenie niezgodnej z zamówieniem ilości …………………….. Jest to spowodowane pomyłką z naszej strony.

Przyślemy Państwu brakującą ilość …………………….. w jak najkrótszym terminie. Zapewniamy, że dołożymy wszelkich starań, aby uniknąć podobnych pomyłek w przyszłości.

Jeszcze raz przepraszamy za zaistniałą sytuację.

Z poważaniem
……………………..
(pieczątka i podpis)

Wzór 2

Odpowiedź na reklamację – wzór
……………………..
(miejscowość, data)

……………………..
……………………..
……………………..
(dane nadawcy)

……………………..
……………………..
……………………..

(dane odbiorcy)

Szanowni Państwo,

w odpowiedzi na protokół reklamacyjny nr …………………….. z dnia …………………….. dotyczący …………………….., z przykrością informuję, że jesteśmy zmuszeni do odmowy uznania reklamacji.

Stwierdziliśmy, że w żaden sposób nie ponosimy odpowiedzialności za ……………………..

Bardzo żałujemy, ale nie możemy uznać tej reklamacji.

Z poważaniem
……………………..
(pieczątka i podpis)

Komentarze

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here