Strona główna Kariera Etapy procesu rekrutacji i selekcji

Etapy procesu rekrutacji i selekcji

Właściwie przeprowadzona rozmowa kwalifikacyjna, która pozwoli na wybranie najodpowiedniejszego kandydata, jest starannie zaplanowana i przemyślana. Stanowi ona jeden z etapów procesu rekrutacji. Niezależnie od tego czy poszukiwania dotyczą pracownika na nowo utworzone stanowisko pracy, czy na stanowisko już istniejące, kolejne kroki są podobne.

Skuteczny proces rekrutacji dzieli się na kilka etapów:

  1. Opis stanowiska pracy;
  2. Charakterystyka kandydata;
  3. Poinformowanie o wolnym stanowisku;
  4. Przyjmowanie zgłoszeń;
  5. Tworzenie planu rekrutacji i selekcji;
  6. Metody selekcji;
  7. Sprawdzenie zgodności informacji;
  8. Oferta zatrudnienia;
  9. Informacja o odrzuceniu kandydatury.

1. Opis stanowiska pracy

Wiele firm dysponuje gotowymi opisami stanowisk pracy, z których mogą korzystać. Jeśli jednak tak nie jest, należy sprecyzować na piśmie listę wymagań wobec osoby, która będzie pracowała na tym stanowisku. Opis stanowiska pracy to dokument określający pozycję stanowiska w hierarchii służbowej, jego cel, zakres obowiązków i wysokość wynagrodzenia.

Należy zastanowić się dlaczego poszukuje się danego pracownika, jaką pozycję zajmie w zespole i na czym mają polegać jego obowiązki. Jest to świetna okazja do przemyślenia czy to stanowisko pracy jest rzeczywiście potrzebne. Być może lepiej byłoby połączyć kilka stanowisk albo jego zadania przydzielić komuś innemu.

Modyfikacja lub stworzenie od nowa opisu stanowiska pracy może być użyteczne, ponieważ pozwoli zweryfikować opis, który był już przestarzały. Być może zmieniły się wymagania albo trzeba zmienić jego miejsce w strukturze organizacyjnej. Jest to również dobry moment na rozszerzenie obowiązków.

Opis stanowiska pracy powinien zawierać przynajmniej: nazwę stanowiska pracy, określenie celu któremu służy (jego funkcję), podległość, zakres obowiązków i zadania, wynagrodzenie, kryteria oceny. Należy napisać go prostym językiem, unikać stosowania żargonu właściwego dla firmy, jak też nie używać sformułowań, które mogą zostać odebrane jako dyskryminujące.

Wymagane jest, aby opis dostarczał wyobrażenie o tym co jest do zrobienia. Jednocześnie powinien być on dosyć elastyczny, ponieważ w przeciwnym razie mógłby ograniczać pracownika. Jest to szczególnie ważne w sytuacji, gdy praca wymaga kreatywnego myślenia.

Etapy procesu rekrutacji i selekcji

2. Charakterystyka kandydata

Po przeanalizowaniu potrzeb firmy i zweryfikowaniu opisu stanowiska pracy, należy sporządzić charakterystykę osoby, która najlepiej pasowałaby do określonego stanowiska. Jest to profil idealnego kandydata do tej pracy. Ułatwi on selekcję, a następnie ocenę osób, które się zgłosiły.

Warto skoncentrować się na rzeczywistych wymaganiach i opisać takie cechy pracownika jak: wykształcenie, osiągnięcia, umiejętności, doświadczenie, cechy osobiste. Ważne jest, aby pozwoliły one ocenić kandydata możliwie jak najobiektywniej i żeby było jasno wskazane, które atrybuty kandydata mają kluczowe znaczenie. Nie trzeba wymagać więcej niż jest to konieczne, ponieważ bardzo trudno będzie znaleźć odpowiednią osobę.

3. Poinformowanie o wolnym stanowisku

Można skorzystać z jednego sposobu powiadamiania o wolnym miejscu pracy albo z kilku jednocześnie. Wszystko zależy od budżetu, którym się dysponuje, a więc trzeba ustalić jak jest wysoki. Do kandydatów dociera się poprzez: stronę internetową przedsiębiorstwa, ogłoszenie o pracy zamieszczone w prasie lub na portalu, agencje rekrutacyjne, urzędy pracy itp.

Warto wziąć pod uwagę wady i zalety każdej metody. O ile poszukiwanie kandydatów przez Internet generuje niskie koszty, o tyle może być nieskuteczne w przypadku potencjalnych pracowników, którzy z tego medium korzystają sporadycznie albo nie zaglądają akurat na te strony, na których zamieszczono ogłoszenie. Dobrym rozwiązaniem mogłoby być tutaj użycie serwisów branżowych.

We wszystkich ogłoszeniach powinny znaleźć się podstawowe dane kontaktowe i informacja o sposobie zgłaszania, o którym za chwilę.

4. Przyjmowanie zgłoszeń

Trzeba określić w jaki sposób będą przyjmowane zgłoszenia, a więc jak kandydaci mają składać aplikacje. Wiele firm życzy sobie, żeby przysyłać listy motywacyjne i CV mailem, inne wolą formę papierową. Niektóre firmy proszą o wypełnienie formularzy zgłoszeniowych umieszczonych na stronach internetowych.

Curriculum vitae (CV) stanowi dokument przygotowany przez kandydata, obrazujący jego historię zawodową, zawierający szczegóły dotyczące wykształcenia i umiejętności. Powinno być zwięzłe i nie przekraczać dwóch stron A4. Jego zaletą jest to, że osoba rekrutująca może szybko stwierdzić czy kandydat spełnia kryteria niezbędne na danym stanowisku.

List motywacyjny to pozytywna autoprezentacja osoby starającej się o pracę. Znajdują się w nim informacje dlaczego jest ona zainteresowana ofertą i jakie posiada atuty w niej przydatne. Powinien być konkretny, ale jednocześnie ciekawy.

Odpowiedzi zawarte w formularzu zgłoszeniowym posłużą do przygotowania rozmowy kwalifikacyjnej. Jeśli kandydat zostanie przyjęty formularz zostanie dołączony do jego akt osobowych.

Etapy procesu rekrutacji i selekcji

5. Tworzenie planu rekrutacji i selekcji

Należy ustalić z kim spotkają się kandydaci na stanowisko, na jakim etapie, w jakim terminie. Stopień skomplikowania procedury zależy zwykle od rangi stanowiska. Warto opracować harmonogram i poinformować wcześniej osoby, które mają poprowadzić rozmowy kwalifikacyjne, aby nie były zajęte.

Zaplanowanie procesu rekrutacji i selekcji jest czynnością o dużym znaczeniu, ponieważ dzięki temu możliwe jest utrzymanie całości procesu pod kontrolą, jeśli chodzi o czas i koszty. Przydadzą się tutaj umiejętności zarządzania projektem. Wcześniejsze ustalenie terminów będzie korzystne również dla kandydatów, którzy będą wiedzieli czego się spodziewać.

Kryteria selekcji dla wszystkich kandydatów powinny być takie same, aby pracodawca nie został posądzony o dyskryminację. Jeśli ma być obiektywna, każdy jej etap powinny prowadzić przynajmniej dwie osoby.

6. Metody selekcji

Istnieje kilka metod selekcji. Najczęściej stosowaną jest rozmowa kwalifikacyjna. Ważne jest, aby przy stosowaniu każdej z nich firma zaprezentowała się profesjonalnie i z jak najlepszej strony. Nawet jeśli kandydat zostanie odrzucony, pozostanie w nim poczucie, że dano mu szansę się wykazać i potraktowano sprawiedliwie.

Zwykle proces rozpoczyna się od wstępnej selekcji na podstawie CV lub formularzy zgłoszeniowych i tworzy listę kandydatów. Do następnego etapu przejdą ci, którzy spełniają kryteria stawiane w opisie stanowiska pracy i charakterystyce kandydata, które zostały przygotowane wcześniej.

Jeśli pracodawca zdecyduje się na zgłoszenia telefoniczne, powinien opracować kilka pytań pozwalających ustalić czy warto zaprosić zgłaszającą się osobę na rozmowę kwalifikacyjną.

Rozmowy kwalifikacyjne można prowadzić bezpośrednio lub przez telefon. To drugie rozwiązanie jest stosowane na wczesnym etapie i nie zastępuje rozmowy bezpośredniej. Jest jednak korzystne, jeśli kandydat mieszka daleko lub stanowisko wymaga umiejętności komunikacji przez telefon. Na telefoniczną rozmowę kwalifikacyjną należy się wcześniej umówić z kandydatem.

Do bezpośredniej rozmowy kwalifikacyjnej dopuszcza się już wstępnie wyselekcjonowanych kandydatów. Można zaplanować więcej niż jedną rozmowę kwalifikacyjną, gdy jest to uzasadnione. Każda kolejna rozmowa to koszty, a więc trzeba dobrze się zastanowić czy jest potrzebna.

Kandydatów na stanowisko poddaje się również rozmaitym testom. Stosowane są testy psychometryczne i osobowości. Bardzo skuteczne mogą okazać się testy umiejętności praktycznych, w których trzeba wcześniej poinformować kandydata czego ma się spodziewać i co będzie oceniane. Czasami przydziela się kandydata do stanowiska pracy na pewien okres próbny i następnie podejmuje decyzję.

7. Sprawdzenie zgodności informacji

Należy przeanalizować zgodność informacji podanych przez kandydata, poprosić go o dokumenty potwierdzające uprawnienia do pracy i sprawdzić je zanim ją podejmie. Zbiera się również referencje z poprzednich miejsc pracy (ale nie od obecnego pracodawcy). W niektórych rodzajach pracy ważna jest opinia lekarska.

8. Oferta zatrudnienia

Wybranemu kandydatowi przedstawia się ofertę zatrudnienia. Jest to czynność wiążąca prawnie i powinna ją wykonać osoba upoważniona. Złożenie oferty nie jest równoznaczne z tym, że kandydat ją przyjmie.

9. Informacja o odrzuceniu kandydatury

Kiedy wybrany kandydat przyjął ofertę pracy, trzeba powiadomić odrzuconych kandydatów, że nie zostali przyjęci. Wiadomość powinna być uprzejma i pozostawiać dobre wrażenie. Zobacz artykuł: Jak napisać informację o odrzuceniu kandydatury na stanowisko pracy?

Artykuł przedrukowany ze strony cvandinterview.com.

Komentarze

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Proszę wpisać swój komentarz!
Proszę podać swoje imię tutaj