HR (Human Resources), z języka angielskiego: zarządzanie zasobami ludzkimi, to jeden z wyjątkowo istotnych obszarów prowadzenia firmy zatrudniającej pracowników. Dotyczy wszystkich działań kadrowo-administracyjnych podejmowanych w przedsiębiorstwie, a także licznych zadań „miękkich”, czyli odpowiedzialnych za wdrażanie osób zatrudnionych w ich obowiązki czy motywowanie do pracy. We wszystkich wyzwaniach, które są każdego dnia stawiane przed przedstawicielami działu HR, może wspierać ich system HRM. Co to jest i jak go wybrać dla swojej firmy? Wyjaśniamy!
Co to jest system HR?
System HR to zestaw narzędzi kadrowych służących do optymalizacji oraz zwiększenia efektywności działań HR-owców. Dobre oprogramowanie HR może znacznie uprościć proces rekrutacji nowych pracowników, organizację dokumentacji kadrowo-płacowej, planowanie szkoleń czy zarządzanie wnioskami urlopowymi. Narzędzia, które wchodzą w skład systemu HRM, dzieli się według następujących kategorii:
- systemy rekrutacyjne ATS,
- aplikacje do zarządzania kartoteką pracowniczą,
- programy służące do optymalizacji komunikacji wewnątrz firmy,
- narzędzia usprawniające zarządzanie wnioskami pracowniczymi,
- systemy do zarządzania czasem pracy,
- oprogramowanie ułatwiające elementy miękkie zarządzania zasobami ludzkimi.
System HR – jak wybrać najlepszy program kadrowy?
Dostępne platformy HR różnią się między sobą liczbą dostępnych funkcji, a także tak zwanych modułów, czyli konkretnych narzędzi odpowiedzialnych za wspieranie poszczególnych elementów HR. Najlepszy system HR będzie dawał dostęp do jak największej ilości rozwiązań, wśród których przedsiębiorca może wybierać te rzeczywiście potrzebne w jego firmie. Ważną cechą jest zatem możliwość samodzielnego zaprojektowania swojego idealnego programu kadrowego, czyli, ujmując najprościej, przebierania w modułach.
Taka opcja jest dostępna na platformie tomHRM, której dużą zaletą jest opcja bezpłatnego testowania wybranych narzędzi przez 30 dni bez konieczności podjęcia dalszej współpracy. Przetestuj System HR za darmo!
Choć każda firma może mieć inne potrzeby związane z optymalizacją działań kadrowych, system HR powinien udostępniać takie moduły, jak:
· Ewidencja czasu pracy w systemie HR
Skrupulatne prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników jest nie tylko obowiązkiem każdego pracodawcy, ale także istotnym elementem prawidłowego rozliczania wynagrodzeń. Bywa jednak o tyle kłopotliwa, że nie wiąże się wyłącznie z comiesięcznym wydawaniem oraz zbieraniem kart czasu pracy. Wymaga również tworzenia grafików w taki sposób, by zaspokoić potrzeby pracowników związane z urlopami, a przy tym zadbać o efektywną pracę organizacji. To też stanowienie pieczy nad listami obecności czy generowanie i analizowanie raportów, które ich dotyczą.
System HR umożliwia prowadzenie ewidencji czasu pracy w formie elektronicznej, co w znacznej mierze oszczędza czas pracowników działu kadrowego, a także miejsce w archiwach. Jeszcze większe korzyści związane są jednak z zyskaniem dostępu do licznych nowoczesnych narzędzi, które automatyzują sporą część powtarzalnych procesów. Dobry system HR pozwoli między innymi generować raporty czasu pracy zatrudnionych, tworzyć przejrzyste listy obecności, wygodnie zarządzać przerwami czy przesyłać automatyczne powiadomienia o spóźnieniu bądź nieobecności któregoś z pracowników.
· Wnioski urlopowe w systemie HR
Podobna liczba powtarzalnych zadań należących do pracowników kadrowych jest związana z obsługą wniosków urlopowych. Każdy z nich musi przejść przez dłonie menadżera odpowiedzialnego za akceptację wniosku danego pracownika, a często i kilku, zależnie od struktury danej firmy. To oczywiście wiąże się z angażowaniem czasu wielu osób i przekazywaniem dokumentów „z rąk do rąk”, co często trwa zdecydowanie za długo.
Elektroniczne wnioski urlopowe w systemie HR zamieniają przenoszenie papierów z jednego pokoju do drugiego na powiadomienie e-mail i kilka kliknięć myszką. Zalet jest jednak zdecydowanie więcej. Pracownik będzie miał stały wgląd w liczbę pozostałych mu dni urlopowych, co ograniczy liczbę błędów (oraz rozczarowań). Zyska także możliwość wygodnego zaplanowania urlopu, a przełożony – wgląd w kalendarz, w którym w kilka sekund sprawdzi, czy zbyt wiele dni urlopowych różnych osób z tego samego działu nie nakłada się na siebie.
· Pozostałe elementy dobrego systemu HR
Wybierając system HR, należy w pierwszej kolejności przeanalizować potrzeby swojej firmy. Na ich podstawie warto prześledzić ofertę dostawców tych usług, by stwierdzić, która z nich jest najlepiej dopasowania i w stu procentach spełni oczekiwania przedsiębiorcy. Jakie są jeszcze popularne elementy systemów HR, na które warto zwrócić uwagę?
- System rekrutacyjny ATS,
- onboarding pracowników,
- zarządzanie szkoleniami,
- platforma e-learningowa,
- oceny pracownicze,
- ankiety i testy dla pracowników,
- kartoteka pracownicza,
- Intranet,
- obsługa pozostałych wniosków pracowniczych (np. benefitowych),
- planowanie spotkań indywidualnych,
- rejestr umów firmowych.
Warto również sprawdzić możliwość integracji systemu HR z aplikacjami zewnętrznymi, z których korzysta firma (API). Dzięki niej dane z systemów kadrowych będą mogły zostać automatycznie przeniesione do wybranego modułu systemu HR, co zdecydowanie oszczędzi czas użytkownika.
Komentarze
