Wzór prawidłowo wystawionej faktury VAT to gwarancja szybko i sprawnie rozliczonego i zaksięgowanego dokumentu. Jeśli zadbasz o to, by faktura VAT, którą wystawiasz kontrahentowi odpowiadała temu wzorowi, zwiększasz płynność w obiegu dokumentów i szansę na ich terminowe rozliczenie.
Co zatem warto, aby zawierał nasz wzór faktury VAT?
- numer faktury (jeśli wystawiamy ją ręcznie, trzeba pamiętać, aby był zgodny z serią dokumentów. Jeśli wystawiamy ją poprzez system do fakturowania, numeracja jest przydzielana automatycznie)
- dokładną datę wystawienia faktury
- datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi – jest to zwykle nazywane na dokumencie „Datą sprzedaży”
- imię i nazwisko lub/i pełną nazwę sprzedawcy i nabywcy
- NIP sprzedawcy i nabywcy
- adres sprzedawcy i nabywcy
- nazwę towaru/usługi
- jednostkę i ilość towaru lub zakres wykonanych usług
- jednostkową cena netto towaru lub usługi
- ewentualne rabaty (ich kwotę lub procentowy udział)
- stawkę podatku VAT
- sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku VAT i sprzedaż zwolnioną od podatku
- kwotę należności ogółem
- sposób płatności – gotówka/karta/przelew
- w przypadku przelewu dokładny i poprawny numer konta bankowego i nazwa Banku
- termin płatności – ta pozycja jest bardzo ważnym określeniem warunków płatności, co w przypadku braku płatności na czas, daje wierzycielowi podstawę do wystąpienia na drogę windykacyjną czy naliczanie należnych odsetek.
Co jeszcze opcjonalnie pojawia się na wzorze faktury VAT?
- logo wystawcy faktury
- informacje uzupełniające/uwagi
- miejsce na datę odbioru i podpisy osób uprawnionych do wystawienia i odbioru faktury
- pozycję zawierająca dotychczasowe niezapłacone przez kontrahenta faktury z łącznym saldem zobowiązania
- infografikę lub dodatkowe informacje o wystawcy faktury VAT jak np. adres strony www, numer telefony do kontaktu w sprawie faktury, adres mailowy,
- miejsce na pieczęć firmy
- imię i nazwisko osoby, która wystawiła fakturę VAT.
Kto jest zobowiązany do wystawiania faktury VAT i stosowania wzoru faktury?
Jeśli naszym klientem jest inna firma, mamy obowiązek wystawienia faktury VAT. W przypadku jeśli klientem jest osoba prywatna, wówczas fakturę VAT wystawiamy tylko na jej prośbę.
Co z obowiązkiem podpisania faktur VAT?
Wzór faktury VAT nie zakłada obecnie konieczności podpisywania jej w celu utrzymania jej ważności w rozumieniu księgowym. Wraz z przystąpieniem przez Polskę do Unii Europejskiej w 2004 roku, dostosowaliśmy lokalne przepisy do norm europejskich. Odtąd zniesiono obowiązek składania podpisów i pieczętowania dokumentów.
Faktura VAT bez podpisów jest pełnoprawnym dokumentem księgowym. Podpis wymagany jest jedynie na fakturach i notach korygujących oraz na VAT-RR – wystawianych na rzecz rolników.
Wielu przedsiębiorców, szczególnie rozpoczynających swoją drogę w biznesie przeszukuje Internet w celu odnalezienia wzoru faktury VAT, który pozwoli im poprawnie wystawiać dokumenty księgowe. Wiele platform finansowych proponuje już gotowe formaty faktur, w pełni spełniające wymogi księgowe dokumentu.
Komentarze
