Zobacz czym jest konferencja prasowa i jak ją przygotować, zapoznaj się ze wskazówkami, przebiegiem i przykładami konferencji prasowych.

Wskazówki · Przebieg konferencji prasowej · Przykłady

Konferencja prasowa to zorganizowane spotkanie z udziałem dziennikarzy, podczas którego bezpośrednio zainteresowana osoba lub przedstawiciel (rzecznik prasowy) instytucji/firmy składa przygotowane wcześniej oświadczenie dotyczące określonej sprawy (m.in. sytuacji kryzysowej, interpretacji ważnego wydarzenia, wyjaśnienia kontrowersji), a następnie odpowiada na pytania dziennikarzy.

Konferencje prasowe zwołuje się w celu omawiania spraw/wydarzeń o doniosłym znaczeniu, najchętniej korzystnych z punktu widzenia instytucji je organizującej. Nie należy zwoływać ich z powodów trywialnych, ponieważ dziennikarze mogą przestać na nie przychodzić.

Wskazówki

Wskazówki dotyczące organizacji konferencji prasowej, a także możliwy sposób postępowania:

• Ustalić temat, cel, skutek, a także określić jakie korzyści ma przynieść konferencja;
  

• Wybrać termin, który nie koliduje z innym wydarzeniem (np. konferencja prasowa konkurenta) lub nie jest to np. początek długiego weekendu;
  

• Godzina, dzień i miejsce muszą być dopasowane do zaproszonych gości. Trzeba wziąć pod uwagę też takie kwestie jak: parking, bufet, wyposażenie audiowizualne itp.;
  

• Należy zaprosić tylko tych dziennikarzy, którzy mogą być zainteresowani. Zaproszenia wysłać nie później niż 10 dni przed konferencją. Warto poprosić o potwierdzenie obecności. Jeśli po powiadomieniu zaproszonych o przyczynie zwołania konferencji wielu odrzuci zaproszenie, być może nie warto jej organizować;
  

• Należy ograniczyć liczbę gospodarzy konferencji prasowej, aby nie było ich więcej niż gości;
  

• Należy wyznaczyć plan przebiegu spotkania, ustalić kto gdzie siada, kiedy zabiera głos, która osoba wita gości, a kto objaśnia, o której się zaczyna konferencja i o której się skończy;
  

• Najlepiej w przeddzień konferencji należy przeprowadzić jej próbę generalną – przetestować sprzęt i pozwolić zaprezentować się prelegentom. Jeśli została specjalnie zatrudniona osoba do prezentacji również ona powinna wystąpić (w tak ważnej kwestii nie warto ufać samym zapewnieniom o profesjonalizmie). Jeśli natomiast któryś z prelegentów nie może wziąć udziału w próbie generalnej można minimalizować prawdopodobieństwo „wpadki” np. poprzez wcześniejsze dostarczenie mu wyczerpujących materiałów;
  

• W przeddzień można przypomnieć gościom telefonicznie o konferencji (nie dotyczy konferencji zwoływanych w związku z sytuacją kryzysową);
  

• Wszyscy goście powinni podpisać się na liście, która będzie dołączona do jej akt;
  

• Dziennikarze powinni otrzymać wcześniej przygotowane materiały informacyjne (ich przykładową zawartość opisano dalej) opatrzone nazwą firmy;
  

• Konferencja jest wydarzeniem merytorycznym. Należy unikać przesady jeśli chodzi o poczęstunek i prezenty. Dobrze jest zadbać o oprawę wizualną – odpowiednio wkomponować logotypy, aby w naturalny sposób trafiły na zdjęcia robione przez fotoreporterów;
  

• Warto zamieść zdjęcie i opis konferencji na stronie firmowej.

Przebieg konferencji prasowej

Przebieg konferencji prasowej można sprowadzić do kilku etapów:

1. Wręczenia dziennikarzom materiałów informacyjnych – otrzymują je dziennikarze wchodzący do sali. Zestawy te składają się np. z:

• informacji prasowej związanej z tematem spotkania (zobacz: Jak napisać informację prasową?);
  

• profilu firmy – gospodarza konferencji. Profil firmy to jedno- lub dwustronicowy materiał informujący o firmie, umożliwiający dziennikarzom szybki dostęp do podstawowych informacji. Powinien być aktualny i opatrzony datą;
  

• krótkich notatek biograficznych prelegentów. Można podać informacje o: wykształceniu, wieku (nieobowiązkowe), zainteresowaniach;
  

• materiały uzupełniające, w zależności od potrzeb dziennikarzy i pomysłu organizatora. Mogą to być: fotografie mówców, opis produktów lub usług, zestawienie ciekawszych informacji prasowych z ostatniego okresu, artykuły specjalistyczne, materiał graficzny, nagania radiowe lub telewizyjne, przykładowe materiały marketingowe (zob. Zdrojewska i Czerniawska 2011: 60);

2. Prezentacja – jest właściwą częścią konferencji. Prelegenci powinni mówić w sposób zrozumiały, interesujący i nieprzekraczający łącznie 30 minut. Uważa się, że lepiej pozostawić pewien niedosyt i zachęcić do samodzielnego zgłębienia tematu. Dlatego też ważne jest dokładne przygotowanie osób biorących udział w konferencji. Powinny się one wykazać elokwencją i charyzmą. Muszą także mieć refleks, aby w trudnym momencie nie pogrążyć swojej firmy/organizacji;

3. Pytania i odpowiedzi – kolejny etap to pytania zadawane przez dziennikarzy i odpowiedzi udzielne przez prelegentów;

4. Część nieoficjalna – są to indywidualne rozmowy dziennikarzy z reprezentantami firmy-gospodarza, czemu może towarzyszyć poczęstunek. Dziennikarze przeprowadzają krótkie wywiady lub umawiają się na indywidualne spotkania w późniejszym terminie.

Przykłady

Komentarze