Sprawdź jak napisać e-mail, jaki jest najpopularniejszy układ wiadomości, zapoznaj się z przykładami.


E-mail

E-mail jest to wiadomość przesyłana drogą elektroniczną od jednego użytkownika Internetu do drugiego. Służy do tego, aby zadać pytanie, przekazać informację, wyrazić swoje zdanie itp.

Korespondencja prowadzona za pomocą poczty elektronicznej jest coraz bardziej popularna z trzech powodów: jest szybka, łatwa i niedroga. Piszemy e-maile do swoich przyjaciół, a także do współpracowników. Komunikacja przez e-mail jest używana w wielu firmach.

Wskazówki

  • E-mail powinien być krótki i precyzyjny;

  • Należy w nim zawrzeć i wyeksponować kluczową informację, której dotyczy wiadomość;

  • Jeśli wiadomość musi być długa, lepiej wysłać ją w formie załącznika, natomiast w treści e-maila napisać co zawiera załącznik i co należy z nim zrobić;

  • Dzięki właściwie dobranemu tematowi, odbiorca będzie miał łatwo odnaleźć wiadomość nawet po długim czasie;

    Jak napisać e-mail? Wybór tematu wiadomości

  • Pisząc do kolegów możesz posługiwać się językiem nieoficjalnym. Jeśli jednak jest to wiadomość służbowa, powinna wyglądać profesjonalnie, jak krótka notatka służbowa;

  • Nie pisz w stanie silnego wzburzenia emocjonalnego. Możesz napisać coś czego byś nigdy nie powiedział(a) osobiście;

  • Pamiętaj, że e-mail stanowi dowód tego, co twierdziłeś (twierdziłaś), a także słów skierowanych do Ciebie. Nie pisz czegoś, czego możesz się później wstydzić lub co zostałoby wykorzystane przeciwko Tobie;

  • Unikaj aluzji i humoru, który mógłby zostać zrozumiany odmiennie od Twoich intencji. W korespondencji prywatnej używa się emotikonów, aby oddać swój nastrój, ale w korespondencji służbowej, oficjalnej wyglądałoby to mało poważnie i nie jest stosowane;

    Jak napisać e-mail? Emotikony

  • Styl wypowiedzi należy dostosować do adresata wiadomości, tzn. oficjalnie zwracać się do osób, których nie znasz, które mają wyższe stanowisko lub są starsze, a mniej oficjalnie do osób znajomych lub w miejscach, w których panuje taka konwencja;

  • W przypadku wątpliwości jak rozpocząć e-mail (np. piszesz do danej osoby po raz pierwszy, jest od Ciebie starsza, zajmuje wyższe stanowisko), bezpieczniej jest rozpocząć go od oficjalnego zwrotu „Szanowny Panie” lub „Szanowna Pani” i dopiero później w toku rozwoju korespondencji/znajomości przejść do form mniej oficjalnych (np. „Witam”, „Dzień dobry”). W przypadku bliskiej zażyłości z adresatem, w kontaktach prywatnych, stosuje się formy „Cześć” lub „Hej”. Jeśli wymieniasz z daną osobą kilka wiadomości w jednym dniu, możesz w kolejnych e-mailach zrezygnować z powitania;

    „W kontaktach o charakterze oficjalnym i półoficjalnym przyjęło się list rozpoczynać formułą Witam, Dzień dobry lub inną, podobną. Nie są one zgodne z tradycyjnymi polskimi zwyczajami prowadzenia korespondencji i nadal budzą wątpliwości niektórych osób. Co wiecej, wprowadzają dystans do komunikacji, nie zawsze wiec są pożądane. W związku z tym, gdy wysyłamy listy do osób preferujących tradycyjne sposoby i zasady komunikacji, powinniśmy używać formuł powszechnie akceptowalnych, np. Panie Redaktorze lub Szanowny Panie Profesorze. Można też w ogóle zrezygnować z nagłówka, jeśli pisze się do dobrego znajomego lub jeśli dany list jest kolejnym z serii listów, jakie wymieniamy z daną osobą” (Polszczyzna na co dzień 2006: 317).

  • Jeśli chcesz w powitaniu wspomnieć o funkcji, jaką pełni adresat wiadomości, należy to zapisać w ten sposób: „Szanowny Panie Prezesie”, „Szanowna Pani Profesor” itp.;

  • Stosuj odstępy jednego wiersza pomiędzy akapitami. Tekst będzie w ten sposób bardziej czytelny;

  • Pisz od lewej strony. Utarło się (w tradycyjnych pismach), żeby umieszczać formułę zamykającą list („Z poważaniem”, „Pozdrawiam”) i podpis z prawej strony, jednak w e-mailach ta zasada nie obowiązuje z przyczyn technicznych;

  • Pamiętaj, żeby nie udziwniać i nie komplikować tekstu, ponieważ na ekranie odbiorcy może wyglądać to zupełnie inaczej niż u Ciebie;

  • Adres odbiorcy wpisz tuż przed wysłaniem przygotowanej wiadomości. W ten sposób nie wyślesz jej niedokończonej przez przypadkowe wciśnięcie klawiszy;

  • Na końcu napisz o działaniu jakiego oczekujesz od odbiorcy.

Układ

  • Pole „Od” – zawiera oznaczenie i adres e-mail nadawcy;

  • Pole „Do” – wpisuje się tutaj adres e-mail odbiorcy lub odbiorców wiadomości;

  • Pole „Kopia dla” (DW) – można tutaj wpisać adresy pozostałych osób, do których zostanie wysłana kopia wiadomości lub pozostawić puste pole;

  • Pole „Ukryta kopia” (UDW) – można tutaj wpisać adresy osób, do których zostanie wysłana kopia wiadomości, przy czym jej pozostali adresaci nie będą tego widzieli lub pozostawić puste pole;

  • Temat – ważny jest temat wiadomości. Ma on zainteresować odbiorcę i zachęcić do przeczytania tekstu. Musi się wyróżniać, aby z powodzi innych informacji odbiorca wyłowił właśnie Twoją;

  • Treść wiadomości:
    1. Zwrot grzecznościowy, powitanie („Szanowny Panie”, „Szanowna Pani”, „Witam”, „Dzień dobry” itp.);

    2. Początek wiadomości – przedstaw jej główny cel, przejdź od razu do konkretów i wskaż powód, dla którego napisałeś (napisałaś);

    3. Rozwinięcie – opisz szerzej problem;

    4. Zakończenie – napisz czego oczekujesz od adresata;

    5. Pozdrowienia i podpis – zastosuj jedno ze sformułowań: „Z poważaniem”, „Pozdrawiam”, „Z wyrazami szacunku” i podpisz się;

    6. Stopka – ewentualnie nazwa firmy, dane kontaktowe.

Przykłady

Jak napisać e-mail? Przykłady

E-mail – przykład 1

Szanowni Państwo,

zgodnie z zapowiedzią przesyłamy wytyczne do tworzenia profili kompetencyjnych wraz z propozycją profili dla poszczególnych kategorii zaszeregowania. Tak jak zostało ustalone podczas spotkania w Krakowie w dniu 15.10.2014 r. profile będą tworzone przez Państwa i kadrę kierowniczą do końca listopada.

Bardzo prosimy o przesyłanie gotowych profili do Pani Katarzyny Nowak na adres: k.nowak@mail.com.

W razie jakichkolwiek pytań prosimy o kontakt.

Z poważaniem
Anna Babińska i Katarzyna Nowak

Rekrutacja Sp. z o.o.
ul. Polna 2
00-010 Warszawa
tel./fax: +48 22 777 XX XX

E-mail – przykład 2

Szanowny Panie Profesorze,

uczęszczałem na wykład pt. „Międzynarodowe stosunki gospodarcze”, który prowadził Pan w tym roku akademickim. Przystąpiłem do egzaminu, ale z przyczyn osobistych nie mogłem być obecny na wpisach. Czy istnieje możliwość, abym spotkał się z Panem na uczelni w tym lub w następnym tygodniu?

Z poważaniem
Jan Kucharski

E-mail – przykład 3

Witaj Moniko!

W załączniku przesyłam szkic raportu z badań nad bezrobociem. Przejrzyj go proszę i odeślij mi wraz z uwagami, najlepiej do piątku.

Pozdrawiam
Karol Kowal

E-mail – przykład 4

Witam,

zgodnie z wcześniejszymi ustaleniami i rozmową telefoniczną chciałbym zamówić tłumaczenie tekstu zamieszczonego w załączniku. Ustalona cena to 500 zł brutto za 64 743 znaków ze spacjami. W przypadku pytań proszę o kontakt.

Pozdrawiam serdecznie
Tomasz Kowalski
Tel. 22 722 XX XX
E-mail: tkowalski@mail.com

3 komentarzy do “Jak napisać e-mail?”

  1. tom, Odpowiedz

    Ale bzdury… Porady nietrafione, fakty zaś wyssane z palca. Cały przykład jest przykładem jak maila NIE pisać. Niedopuszczalne jest używanie zwrotu „witam”. Może tak powiedzieć wyłącznie gospodarz danego miejsca. „Pozdrawiam” również budzi wątpliwości – dopuszcza się je wyłącznie w momencie, w którym jesteśmy w bliskich stosunkach z odbiorcą tych słów. Może ktoś zmienić ten artykuł?

    • JN, Odpowiedz

      Dziękuję za komentarz. To w jaki sposób napisze Pan e-mail zależy od środowiska i miejsca, do którego jest on adresowany, np. w środowisku akademickim używa się zwykle zwrotów „Szanowny Panie/Szanowna Pani” i „Z poważaniem” (oczywiście nie pomiędzy osobami, które dobrze się znają, chyba że jest wyraźna różnica wieku), ponieważ inne mogłyby zostać odebrane jako nietakt. Inaczej również wygląda e-mail napisany pomiędzy osobami, które się znają i nie znają, formalny i nieformalny. Słowa „Witam” i „Pozdrawiam” są powszechnie używane w środowisku biznesowym i korespondencji prywatnej. W instytucjach publicznych jest różnie i dlatego bezpieczniej jest napisać w stylu bardzo oficjalnym, i później dostosować się do panującej tam konwencji. Może się to wszystko wydawać nieistotne, ale to jak napisze Pan określony tekst pozwala innym ludziom rozpoznać, czy należy Pan do ich środowiska, czy jest Pan „swój” (np. reprezentuje naukę, biznes), co ma wpływ na to jak Pana traktują.

      Rozumiem jednak, że te kwestie wymagają bardziej dobitnego wyjaśnienia w artykule i wskazane jest dodanie kilku przykładów, które to obrazują. Wkrótce tak też się stanie. Jeszcze raz dziękuję za zwrócenie uwagi na tę niejasność.

    • JN, Odpowiedz

      Obiecane przykłady już się pojawiły.

Skomentuj