E-mail

E-mail jest to wiadomość przesyłana drogą elektroniczną od jednego użytkownika Internetu do drugiego. Służy temu, aby zadać pytanie, przekazać informację, wyrazić swoje zdanie, itp.

Korespondencja prowadzona za pomocą poczty elektronicznej jest coraz bardziej popularna z trzech powodów, jest szybka, łatwa i niedroga. Piszemy e-maile do swoich przyjaciół, a także do współpracowników. Komunikacja przez e-mail jest używana w wielu firmach.

Temat

W e-mailu ważny jest temat wiadomości. Ma on zachęcić i zainteresować odbiorcę. Musi się wyróżniać, aby z powodzi innych informacji wyłowił on właśnie Twoją.

Powinien:

  • być precyzyjny i niezbyt długi
  • zawierać w sobie kluczową informację, której dotyczy wiadomość
  • pozwolić łatwo odbiorcy odnaleźć wiadomość, nawet po długim czasie
  • może mówić o działaniu jakiego oczekujesz od odbiorcy

Układ treści

  1. Pozdrowienie adresata („Witam”, „Szanowny Panie” itp.)
  2. Początek wiadomości – przedstaw jej główny cel
  3. Rozwinięcie
  4. Zakończenie – zastosuj jedno ze sformułować: „z poważaniem”, „pozdrawiam”, „z wyrazami szacunku” i podpisz się.

Wskazówki do treści:

  • E-mail powinien być krótki i precyzyjny, gdyż przewijanie „surowego” tekstu jest dość niewygodne.
  • Jeśli wiadomość musi być długa lepiej wysłać ją w formie załącznika, natomiast w treści e-maila napisać co zawiera załącznik i co należy z nim zrobić.
  • Pisząc do kolegów możesz posługiwać się językiem nieoficjalnym, jeśli jednak jest to wiadomość służbowa, powinna wyglądać profesjonalnie. Jak krótka notatka służbowa.
  • Nie pisz w stanie silnego wzburzenia emocjonalnego. Możesz napisać coś czego byś nigdy nie powiedział osobiście.
  • Unikaj aluzji i humoru, który mógłby zostać zrozumiany odmiennie od Twoich intencji.
  • Stosuj odstępy jednego wiersza pomiędzy akapitami. Tekst będzie w ten sposób bardziej czytelny.
  • Pisz od lewej strony. Utarło się (w tradycyjnych pismach), żeby pisać „z poważaniem” z prawej strony. Jednak w e-mailach, z przyczyn technicznych, ta zasada nie obowiązuje.
  • Pamiętaj, żeby nie „udziwniać” tekstu, ponieważ na ekranie odbiorcy może wyglądać to zupełnie inaczej niż u Ciebie.
  • Adres odbiorcy wpisz tuż przed wysłaniem przygotowanej wiadomości. W ten sposób nie wyślesz jej niedokończonej przez przypadkowe wciśnięcie klawiszy.

Przykład


Witaj Ewo!

W załączniku przesyłam szkic raportu z badań nad bezrobociem. Przejrzyj go proszę i odeślij mi wraz z uwagami, najlepiej do piątku.

Pozdrawiam
Karol


2 komentarzy do “Jak napisać e-mail?”

  1. tom, Odpowiedz

    Ale bzdury… Porady nietrafione, fakty zaś wyssane z palca. Cały przykład jest przykładem jak maila NIE pisać. Niedopuszczalne jest używanie zwrotu „witam”. Może tak powiedzieć wyłącznie gospodarz danego miejsca. „Pozdrawiam” również budzi wątpliwości – dopuszcza się je wyłącznie w momencie, w którym jesteśmy w bliskich stosunkach z odbiorcą tych słów. Może ktoś zmienić ten artykuł?

    • JN, Odpowiedz

      Dziękuję za komentarz. To w jaki sposób napisze Pan e-mail zależy od środowiska i miejsca, do którego jest on adresowany, np. w środowisku akademickim używa się zwykle zwrotów „Szanowny Panie/Szanowna Pani” i „Z poważaniem” (oczywiście nie pomiędzy osobami, które dobrze się znają, chyba że jest wyraźna różnica wieku), ponieważ inne mogłyby zostać odebrane jako nietakt. Inaczej również wygląda e-mail napisany pomiędzy osobami, które się znają i nie znają, formalny i nieformalny. Słowa „Witam” i „Pozdrawiam” są powszechnie używane w środowisku biznesowym i korespondencji prywatnej. W instytucjach publicznych jest różnie i dlatego bezpieczniej jest napisać w stylu bardzo oficjalnym, i później dostosować się do panującej tam konwencji. Może się to wszystko wydawać nieistotne, ale to jak napisze Pan określony tekst pozwala innym ludziom rozpoznać, czy należy Pan do ich środowiska, czy jest Pan „swój” (np. reprezentuje naukę, biznes), co ma wpływ na to jak Pana traktują.

      Rozumiem jednak, że te kwestie wymagają bardziej dobitnego wyjaśnienia w artykule i wskazane jest dodanie kilku przykładów, które to obrazują. Wkrótce tak też się stanie. Jeszcze raz dziękuję za zwrócenie uwagi na tę niejasność.

Skomentuj